Понятия

Что такое управление исполнением

Что решает управление исполнением, чем оно отличается от планов, учёта и чек-листов и как понять, нужно ли оно вашей компании.

В любой компании, где работают десятки людей, каждый день идёт одна и та же повторяющаяся работа: приёмка товара, инвентаризация, сборка и упаковка заказов, выкладка, проверка сроков годности, открытие и закрытие смены. На каждую такую работу обычно есть свой порядок: как её правильно делать.

Разберём на одном примере, приёмке товара. С любой другой работой происходит то же самое.

Компания решила навести порядок в приёмке и создала регламент. В нём, среди прочего, написано: Принимаешь поставку — пересчитай товар и сфотографируй повреждённые коробки. Регламент объяснили на собрании, распечатали, разложили по аккуратным папкам и поставили на полку. Для верности повесили на стену плакат.

Проходит месяц. У многих приёмок фотографий нет, а пересчитывали кто как: одни поштучно, другие на глаз.

Сотрудники здесь ни при чём. Когда идёт работа, перед человеком гора коробок, водитель торопит, рядом звонит телефон. А регламент стоит в папке на полке, и напомнить о нём в нужный момент некому.

Приёмный бокс: у ворот машина с коробками, сотрудник один перед горой коробок, а позади шкафы с папками регламентов и плакаты по приёмке — Регламентов полно, а принимает человек всё равно по памяти

Из чего состоит любая работа

Чтобы увидеть, где здесь сбой, разложим любую работу на 3 части.

Что сделать. Задание: принять поставку от поставщика.
Как сделать. Сама работа по шагам: пересчитать, сверить с накладной, сфотографировать повреждения, разложить по местам.
Что получилось. Итог: товар принят, остатки в учётной системе обновились.

01Что сделатьЕсть программы: планы, списки задач

02Как сделатьНичего нет: сотрудник работает по памяти

03Что получилосьЕсть программы: учётная система, например 1С

Для «Что сделать» и «Что получилось» существует множество программ: задания ставят в планах и списках задач, итог фиксирует учётная система. А «Как сделать», то есть сама работа, остаётся не у дел: человек делает её по памяти, и как она идёт, никто не видит, пока не появится итог.

Что такое управление исполнением

Управление исполнением — это управление тем, «Как сделать»: сотрудника ведут по работе в тот момент, когда он её делает.

Проще всего объяснить на поездке на машине. План похож на карту: показывает, куда надо приехать. Учёт похож на историю поездки: показывает, где вы в итоге оказались. А управление исполнением похоже на навигатор: подсказывает следующий поворот прямо в дороге, пока нужный съезд ещё не пропущен.

ПланКартаКуда нужно приехать

Управление исполнениемНавигаторКакой поворот следующий, прямо в дороге

УчётИстория поездкиГде вы в итоге оказались

01Что сделатьПланы, списки задач

02Как сделатьУправление исполнением: следующий шаг на смартфоне у сотрудника

03Что получилосьУчётная система

Одна и та же приёмка: без управления исполнением и с ним

Вот та же приёмка целиком. Переключите режим и сравните: в одном ошибка проходит незамеченной, в другом её видят сразу.

1Поставка пришла. Принимает тот, кто оказался рядом.
2Сотрудник пересчитывает так, как помнит: часть коробок — на глаз.
3Одной коробки не хватает, но на глаз этого не видно.пропущено
4Одна коробка помята. Сфотографировать её сотрудник забывает.пропущено
5Вечером в учёте появляется итог: товар принят полностью.

Через неделю недостачу находят при инвентаризации. Претензию поставщику уже не доказать: нет ни фото, ни отметки при приёмке.

Из чего состоит управление исполнением

В примере 4 действия. Вместе они и составляют управление исполнением.

От системы дорожка ведёт к свободному сотруднику

01Назначить

Решить, кому поручить работу: кто сейчас на смене, кто умеет её делать и кто не занят.

Сотрудница на светящемся шаге, следующий ещё бледный

02Вести по шагам

Показывать сотруднику один следующий шаг, а не весь регламент целиком.

Смартфон фотографирует коробку, на экране зелёная галочка

03Подтвердить

Закрывать важные шаги отметкой, фотографией или сверкой, чтобы было видно, что они сделаны.

Дорожка от сотрудницы у коробки поднимается к руководителю

04Передать ответственному

Если что-то пошло не так, сразу сообщить тому, кто по правилам компании решает такие случаи: старшему смены, руководителю или другому сотруднику.

Порядок шагов и правила придумывает сама компания. Управление исполнением регламент не заменяет. Оно доводит его до каждого сотрудника в тот момент, когда тот работает.

Так это выглядит в ПАРТИТУРЕ

ПАРТИТУРА — система управления исполнением. Слева экран руководителя: очередь заданий, что уже в работе, кто из команды свободен. Справа смартфон сотрудника: одно задание приёмки, его шаг и время на выполнение.

Подробнее о системе на partitura-soft.ru →

Экран руководителя в ПАРТИТУРЕ: очередь заданий, задания в работе и команда смены

Смартфон сотрудника в ПАРТИТУРЕ: задание «Разгрузка» в приёмке поставки и таймер

Почему этого нет в существующих программах

Часто кажется, что задача давно решена: у компании есть списки задач, чек-листы проверок и 1С. Но эти программы закрывают «Что сделать» и «Что получилось». Посмотрим, какую часть работы закрывает каждый из этих инструментов.

Инструмент	01Что сделать	02Как сделать	03Что получилось
Список задач	Да	Нет	Отметка «сделано», без подробностей
Чек-лист проверки точки	Нет	Смотрит потом, когда приходит проверяющий	Да, на момент проверки
Учётная система (1С)	Нет	Нет	Да
Складская система (WMS)	Складские операции	Только операции с товаром на складе: где взять, куда положить	Да, по товару
Управление исполнением	Берёт задание из плана или учёта	Да: любая работа по правилам компании	Передаёт итог в учётную систему

Список задач говорит, что сделать. Учёт и проверки показывают, что получилось. Складская система ведёт операции с товаром, а остальную работу людей не ведёт. Подсказать сотруднику следующий шаг прямо во время работы может только управление исполнением. Карта и история поездки у компаний уже есть. Навигатора нет.

Поэтому управление исполнением эти программы не заменяет, а работает вместе с ними: берёт задания из плана и учёта и возвращает туда итог.

Как понять, что это нужно вашей компании

Отметьте, что узнаёте у себя:

Регламенты есть, но в разных местах одну и ту же работу делают по-разному. Об ошибках узнают из вечернего отчёта или из претензии через неделю. Новичок неделями входит в работу и всё время переспрашивает коллег. Руководитель весь день звонит, пишет в чаты и ездит по точкам, чтобы проверить, как идёт работа. Одну и ту же ошибку исправляют снова и снова.

Если отметили 2–3 пункта, тем, «Как сделать», у вас никто не управляет.

Руководитель с телефоном у уха, а вокруг несколько маленьких точек — магазин, склад, киоск, — и в каждой одну и ту же работу делают по-разному — Без управления исполнениемРуководитель проверяет всё сам: звонками и поездками

Тот же руководитель спокойно сидит со смартфоном и чашкой, а во всех трёх точках сотрудники со смартфонами делают работу одинаково — С управлением исполнениемРабота во всех точках идёт по одному порядку, руководитель видит это на экране

Кому подходит

Управление исполнением нужно там, где много людей в разных местах делают повторяющуюся работу по общим правилам, а ошибка стоит денег. Например:

Сети магазиновОдна и та же работа идёт в десятках и сотнях магазинов

Склады и фулфилментВ том числе небольшие склады, которые работают с маркетплейсами

Производители с фирменными магазинамиСтандарт производства должен соблюдаться в каждом своём магазине

Франчайзинговые сетиСтандарт центра должен выполняться в каждой точке франшизы

Если сотрудников 5 и все работают в одной комнате, руководитель и так видит работу, и отдельная система обычно не нужна.

С чего начать

Выберите одну работу и ответьте себе на 3 вопроса:

Какая работа у вас чаще всего идёт не так?
В скольких местах её делают?
Кто и когда узнаёт, что её сделали с ошибкой?

С этой работы и удобнее всего начать. ПАРТИТУРА — система управления исполнением. Как она устроена, рассказано на странице о продукте.

Записаться на демо